일본어 퇴직·담당 변경 안내문 — 거래처에 직접 보내는 인사 메일

회사를 그만두게 됐을 때, 그동안 함께 일한 거래처에 어떻게 알려야 할지 고민되실 거예요.

특히 후임에게 업무를 넘겨야 하는 상황이라면, 내 퇴사 소식과 담당자 변경을 한 통의 메일에 정중하게 담아야 하거든요.

오늘은 본인이 퇴직하면서 거래처에 보내는 안내 메일을 함께 살펴볼게요.

앞서 다룬 '퇴직하는 담당자에게 답장하는 회신문'과는 방향이 반대인, 직접 소식을 전하는 쪽의 글이에요.

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전체 안내문 먼저 보기

먼저 완성된 안내문 전체입니다. 거래처에 자신의 퇴사와 후임 인계를 알리는 정중한 메일이에요.

厳冬の候、貴社におかれましては益々ご清栄のこととお喜び申し上げます。 日頃は格別のお引き立て賜り、厚く御礼申し上げます。
毎々大変お世話になっております。 ○○会社の営業チームの○○です。
さて、早速に恐縮でございますが、 御社部品関係を含め、全般的なフォローを 今まで小職が担当いたしておりましたが、 ○○○○年○○月○○日をもちまして担当が替わって ご用命やご下命を承ることになりました。 小職の個人的なことにより、○○月○○日に退社することになりました。
何かと至らぬ点も多いかと存じますが、どうぞ前任者同様、 お引き立てを賜りますよう、宜しくお願い申し上げますと共に 小職も残っている期間中には後任の者に物心両面の 全幅の後援を寄せますので後任の者とのやりとりの際には 小職にもご参照の程宜しくお願い申し上げます。
相変わらぬご愛顧かたがた前向きな発注活動を改めてお願い申し上げます。
先ずは取り急ぎご案内かたがたお願いまで

격식이 상당히 높은 문서죠. 이제 이 안내문을 흐름에 따라 나눠 살펴볼게요.

계절 인사와 감사로 문을 연다

厳冬の候、貴社におかれましては益々ご清栄のこととお喜び申し上げます。 日頃は格別のお引き立て賜り、厚く御礼申し上げます。

일본 비즈니스 문서는 본론에 앞서 계절 인사(時候の挨拶)로 시작하는 게 정석이에요.

「厳冬の候(げんとうのこう)」는 "한겨울을 맞아"라는 뜻으로, 1월경에 쓰는 계절 인사예요.

계절에 맞춰 이 부분만 바꿔주면 됩니다.

「ご清栄(せいえい)」는 상대 회사의 번영을 비는 격식어이고, 「ご清栄のこととお喜び申し上げます」는 "더욱 번창하시리라 믿으며 기쁘게 생각합니다"라는 정형 문구예요.

그다음 「格別のお引き立て賜り(각별히 성원해 주셔서)」로 지난 관계에 감사를 전하죠.

본론에 들어가기 전, 이 두 문장으로 예의의 틀을 갖추는 겁니다.

담당 변경과 퇴사를 알린다

さて、早速に恐縮でございますが、 御社部品関係を含め、全般的なフォローを 今まで小職が担当いたしておりましたが、 ○○○○年○○月○○日をもちまして担当が替わって ご用命やご下命を承ることになりました。 小職の個人的なことにより、○○月○○日に退社することになりました。

계절 인사가 끝나면 「さて(그런데)」로 화제를 본론으로 전환해요.

이건 일본 비즈니스 문서에서 "이제 본론입니다"를 알리는 신호 같은 접속사라, 알아두면 유용합니다.

여기서 핵심 단어는 「小職(しょうしょく)」이에요.

자신을 낮춰 부르는 겸양 표현으로, "저" 정도의 뜻이지만 격식 있는 비즈니스 문서에서만 쓰여요.

그리고 「もちまして(~をもって, ~부로)」는 날짜·시점을 격식 있게 끊을 때 쓰는 표현이고, 「承る(うけたまわる)」는 「受ける·聞く」의 겸양어로 "받들다, 삼가 받다"는 뜻이에요.

퇴사 사유는 「個人的なことにより(개인적인 사정으로)」로 간결하게 처리했어요.

비즈니스 문서에서 퇴사 이유를 구체적으로 밝히지 않고 이렇게 두루뭉술하게 표현하는 게 오히려 예의입니다.

후임을 부탁하고 인수인계를 약속한다

何かと至らぬ点も多いかと存じますが、どうぞ前任者同様、 お引き立てを賜りますよう、宜しくお願い申し上げますと共に 小職も残っている期間中には後任の者に物心両面の 全幅の後援を寄せますので後任の者とのやりとりの際には 小職にもご参照の程宜しくお願い申し上げます。

이 대목이 안내문의 실질적인 핵심이에요.

「前任者同様、お引き立てを賜りますよう(전임자와 마찬가지로 성원해 주시기를)」로 후임에게도 변함없는 관계를 부탁하죠.

특히 「物心両面(ぶっしんりょうめん)の全幅の後援」이라는 표현이 인상적이에요.

"물심양면으로 전폭적인 지원"이라는 뜻인데, 남은 기간 동안 후임이 자리 잡도록 최선을 다하겠다는 책임감을 담고 있어요.

자신의 퇴사가 거래처에 불편을 주지 않도록 끝까지 챙기겠다는 마음이죠.

이런 한 문장이 안내문의 신뢰도를 크게 높여줍니다.

앞으로의 거래를 정중히 청한다

相変わらぬご愛顧かたがた前向きな発注活動を改めてお願い申し上げます。 先ずは取り急ぎご案内かたがたお願いまで

마무리는 앞으로의 거래를 부탁하는 내용이에요.

「ご愛顧(あいこ)」는 "애용, 성원"을 뜻하는 격식어로, 상대의 지속적인 거래를 높여 부르는 말이에요.

여기서 두 번 나오는 「かたがた」를 눈여겨보세요.

"~을 겸해서, ~하는 김에"라는 뜻의 격식 표현으로, 「ご案内かたがたお願いまで」는 "안내를 겸해 부탁드립니다" 정도가 돼요.

마지막 「取り急ぎ~まで(급히 ~까지)」는 격식 있는 문서를 간결하게 닫는 정형 맺음말이에요.

앞 글에서 본 「先ずはとりあえず御返事まで」와 같은 계열의 표현이죠.

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퇴직·담당 변경 안내문은 결국 계절 인사와 감사 → 퇴사·담당 변경 통보 → 후임 부탁과 인계 약속 → 앞으로의 거래 요청이라는 순서로 흘러가요.

이 뼈대만 기억하면, 날짜와 이름만 바꿔 언제든 응용할 수 있습니다.

혹시 지금 이런 안내문을 써야 한다면, 위 문례에서 계절 인사와 날짜, 담당자 이름만 상황에 맞게 바꿔보세요.

격식 표현이 많아 보여도 흐름을 따라가면 충분히 완성할 수 있을 거예요.